UBO registratie ook voor mijn bedrijf?

Als ondernemer heeft u de term misschien al wel eens gehoord; UBO-registratie of UBO-register. Per 27 maart 2022 moeten bepaalde ondernemingen zich wettelijk verplicht geregistreerd hebben in dit register. Maar wat betekent UBO eigenlijk en geldt dit ook voor mijn bedrijf? Rivez-Zuiderhuis zet in dit artikel de belangrijkste weetjes voor u uiteen.

Wat is het UBO-register?

UBO staat voor Ultimate Benificial Owners, oftewel de uiteindelijke belanghebbenden van een onderneming. Alle organisaties hebben minimaal één UBO, diegene die zeggenschap heeft binnen het bedrijf. Als eigenaar, maar ook als aandeelhouder of geldschieter. Denk dan aan mensen met meer dan 25% van de aandelen in een bv of mensen die meer dan 25% eigendomsbelang hebben in een vof. Maar ook mensen met meer dan 25% stemrecht bij een statutenwijziging van een stichting. Een organisatie kan dus 1 of meer UBO's hebben. In het UBO-register worden deze UBO’s geregistreerd zodat dit inzichtelijk is.

Waarom is het UBO-register opgesteld?

Het UBO-register is opgesteld om het witwassen van geld en criminaliteit door zogenaamde UBO's tegen te gaan. Door middel van het register hebben bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst, meer inzicht in wie er zeggenschap heeft binnen een organisatie. Maar ook organisaties die zich bezig houden met terrorismefinanciering of het onderzoeken van fraude. U, als ondernemer, kunt zelf ook inzicht krijgen in de UBO’s van organisaties waar u in de toekomst mogelijk mee wilt samenwerken.

Wie moet zich inschrijven in het UBO-register?

Per 27 maart 2022 moeten alle ondernemingen die bij de KvK zijn ingeschreven voor 27 september 2020 zich verplicht registreren als zij een van de volgende rechtsvormen voeren:

• niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• stichtingen
• verenigingen:
  • met volledige rechtsbevoegdheid
  • met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
• onderlinge waarborgmaatschappijen
• coöperaties
• personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
• rederijen
• Europese naamloze vennootschappen (SE)
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
• Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)

Bent u pas na 27 september 2020 met uw onderneming begonnen en voert u een van de bovenstaande rechtsvormen? Dan is deze bij uw KvK-inschrijving reeds geregistreerd.

Wie hoeft zich niet in te schrijven in het UBO-register?

Zoals u in het lijstje hierboven ziet, dienen flink wat organisaties zich te registreren in het UBO-register. Maar er zijn ook flink wat uitzonderingen. Heeft uw organisatie een van de volgende rechtsvormen dan is er geen opgaveplicht:

• Eenmanszaken. De eigenaar daarvan is immers al geregistreerd in het Handelsregister,
• beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
• verenigingen van eigenaars
• rechtspersonen in oprichting
• verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
• publiekrechtelijke rechtspersonen
• overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben, maar elders hun hoofdkantoor voeren hebben geen registratieplicht in Nederland. De Ltd of GmbH moet UBO's inschrijven in het land van oprichting.

Wat wordt er geregistreerd in het UBO-register?

In het UBO-register wordt van elke belanghebbende een aantal gegevens geregistreerd. Deze persoonsinformatie is alleen volledig inzichtelijk voor autoritaire bevoegdheden zoals de douane, Belastingdienst en Finance Intelligence Unit. Dus niet zomaar iedereen kan de gegevens inzien. Het is wel zo dat u als ondernemer wel wat gegevens kunt inzien. Hieronder ziet u de gegevens die per UBO geregistreerd staan:

• Naam*
• Geboortemaand en geboortejaar*
• Woonstaat*
• Nationaliteit*
• Aard en omvang van het economisch belang in de organisatie (25-50%, 50-75% of 75-100%)*
• Burgerservicenummer of fiscaal identificatienummer van een ander land dan Nederland
• Geboortedag
• Geboorteplaats
• Geboorteland
• Woonadres
• Afschriften van documenten op grond waarvan de gegevens hierboven zijn geverifieerd

Alleen de gegevens met een * zijn op te vragen, de andere gegevens worden alleen met bevoegde autoriteiten gedeeld.

Hoe kan ik mijn onderneming registreren in het UBO-register?

Sinds 27 september 2020 kunt u uw onderneming al inschrijven bij de KvK. Het inschrijven in het UBO-register is gratis en dit kunt u doen via de website van de KvK. Wacht niet te lang met het inschrijven, het is zo 27 maart 2022 en als u deze inschrijving dan nog niet geregistreerd heeft krijgt u een boete. Er zijn zelfs al gevallen bekend van banken die al veel eerder een volledige UBO-registratie van hun klanten verlangen.

Wilt u meer weten over het UBO-register of twijfelt u of deze voor uw onderneming van toepassing is? Uw adviseur van Rivez-Zuiderhuis vertelt u graag meer. Neem vandaag nog contact op voor meer info.